Het is jullie vast niet ontgaan: sinds gister is het personeelsbestand van Vivo.nu verdubbeld. Dat vraagt direct om een aantal praktische aanpassingen. Zoals het inrichten van een virtueel kantoor, zodat we makkelijk kunnen samenwerken. Hieronder een overzicht van de tools die wij nu gebruiken; we zijn benieuwd naar jullie ervaringen, tips & tricks!

File sharing: Dropbox

Wij delen een gezamenlijke ‘Vivo.nu map’ via Dropbox. Een ontzettende makkelijke en handige tool, die bovendoen tot 2gb gratis is. Dropbox creëert een map op je computer. Alles wat je daarin zet, wordt automatisch en realtime gesynchroniseerd met hun server (dus je hebt ook meteen een backup!). Vervolgens is deze map vanaf overal op het web (zelfs per telefoon!) te benaderen. Door de map te delen, ziet iemand anders hem ook in zijn verkenner staan. Begrijp je het nog niet? Check de heldere animatie op de Dropbox homepage.

Agenda: Google Sync

Op onze pc gebruiken we allebei Outlook voor e-mail en agenda. Door te synchroniseren met Google Calendar, zijn ook onze agenda’s overal in te zien (ook weer per telefoon!) en te delen. Het synchroniseren tussen Google en Outlook doen we met Google Sync. Als je deze software installeert, kun je je Outlook agenda zien in je Google Calender en ook in je Outlook. Hierdoor kun je op je laptop, telefoon en online alles terug vinden.

Urenregistratie: MS Excell in Dropbox

Hiervoor heeft Tom een Excel bestand gemaakt wat in de Dropbox zit. Deze houdt hij bij en kunnen we zien of hij per dag en per week de afgesproken aantal uren maakt. Als het getal groen kleurt is het goed, anders niet; heel makkelijk en duidelijk. Als er sprake is van verlof vult hij dat in en kleurt de cel geel. Hierdoor is het ook makkelijk om per maand een filter in te stellen om te bekijken hoeveel dagen verlof er opgenomen is.

Planning: MS Project

Tom heeft een MS project GANTT chart gemaakt (nu nog globaal) welke we ook delen via Vivo.nu map in Dropbox. Het is nog even afwachten of dit de beste methode is; zo’n Gantt chart verschaft voor mij vooral inzicht als ik hem maak, maar het aflezen vind ik niet altijd even ‘lekker’. Heeft iemand daar nog goede tips voor?

Wat zijn jullie ervaringen?? Welke tools gebruik jij? Wat zou je ons aanbevelen?