Ik heb het voorrecht om regelmatig op een podium te mogen klimmen om eventplanners te inspireren over het gebruik van Social Media rondom evenementen. De tijd is dan vaak te kort om héél praktisch te worden. Vandaar dat ik hier maar eens een poging doe met behulp van een eenvoudig en compleet social media stappenplan.

Twittert u even mee?

Wacht even, wat levert Social Media eigenlijk ook al weer op?

Social Media en evenementen zijn gemaakt voor elkaar! Het open karakter van Social Media maakt het mogelijk om nieuwe content en mensen te ontdekken voor, tijdens en na het evenement. Maar voor de sceptici onder ons, de voordelen nog maar eens op een rijtje:

• Intensiever contact met je doelgroep voor, tijdens en na het evenement waardoor je beter weet wat er speelt. Door daar op af te stemmen vergroot je de tevredenheid van deelnemers.
• Meer feedback om van te leren en ‘quotes’ om te gebruiken in je verslaglegging
• Een enorme toename van je bereik en exposure: iedere bericht op Social Media over jouw evenement, kan gelezen worden door alle volgers van die ene persoon in je doelgroep.
• Aansluiting bij de verwachting van je doelgroep: het is inmiddels redelijk standaard dat de organisatie van een evenement bereikbaar is via Social Media.
• Betrokkenheid bij wat er over je evenement gezegd wordt; anno 2012 zijn er sowieso altijd wel mensen te vinden die over je evenement praten op Social Media.
• Een bijdrage aan je vindbaarheid: als je accounts goed zijn ingericht en ingevuld, eindigen deze hoog in Google wanneer mensen zoeken naar jouw evenement.

Maar moet ik dan altijd Social Media inzetten? Zeker niet!

Voordat je besluit om Social Media in te gaan zetten, moet je de volgende vragen alle 3 positief beantwoorden:

• Is op zijn minst 10% van mijn (potentiële) doelgroep actief op Social Media? (eenvoudig te onderzoeken! Stuur me maar een tweet en ik leg je uit hoe.)
• Is mijn evenement gebaat bij zichtbaarheid onder een doelgroep die veel groter is dan alleen de bezoekers van mijn evenement?
• Geloof ik oprecht dat het inzetten van Social Media kan bijdragen aan de doelstellingen van dit evenement?

3 x ‘ja’, kom maar op met dat social media stappenplan!

Om Social Media goed in te zetten bij het evenement, moet je aan de volgende zaken denken:

Techniek:

1. (Draadloos) Internet: als je wil dat deelnemers het evenement delen, moet je ze toegang geven to het internet. Zeker als je werkt met een internationale doelgroep (zie ook: “Column: Locaties zonder gratis WiFi moeten we terug geven aan de Romeinen“). Praktische tip: zorg dat er geen wachtwoord op zit; of als dat wel zo is, dat het wachtwoord hetzelfde is als de hash-tag, dan hoef je maar één code te communiceren.
   Draadloos tussen haakjes, want als je gaat werken met TV schermen om Twitter berichten te visualiseren, zal je deze aan het internet met een vaste lijn moeten hangen (de kans dat WiFi overbelast raakt is nog altijd behoorlijk groot en dan gaan je schermen op zwart).
2. (TV) schermen & laptops: het visualiseren van Tweets en foto’s van bezoekers heeft een aantal voordelen: (1) Het knoopt de online en offline wereld aan elkaar, waardoor deze elkaar gaan versterken, (2) het is een leuk en interactief decor en (3) het is een mogelijkheid om je sponsor(en) exposure te geven.
3. Devices om mee te kunnen doen: check wat de penetratie van smartphones, tablets en laptops onder je doelgroep is. Als mensen onderweg geen toegang hebben tot internet, kunnen ze tijdens het evenement moeilijk hun ervaringen delen. Volgens Marketingfacts.nl ligt het algemene penetratie cijfer op dit moment op 52% voor smartphones en 25% voor tablets. Dit kan echter per doelgroep verschillen.
4. Social Media accounts: het is niet noodzakelijk om als organisatie zelf mee te praten, maar het is wel handig. Zeker als bezoekers praktische of inhoudelijke vragen hebben. Je kunt dan direct een stuk service leveren. Maar niet de fout om een jaartal in je gebruikersnaam te zetten, want dan kun je ze volgend jaar niet meer gebruiken (al kun je die tegenwoordig redelijk eenvoudig wijzigen).
5. Apps om te visualiseren, monitoren en delen: bijvoorbeeld ‘What’s On?’ Twitter screens om te visualiseren,  Tweetdeck of Hootsuite om te monitoren en Bufferapp om te delen.

 Social Identity:

6. Hash-tag: net zoals je een fysieke locatie kiest, moet je jouw deelnemers vertellen waar het gesprek online plaats vindt. Daarom zal je een hash-tag moeten kiezen en bekend maken onder je doelgroep. Tips voor een slimme hash-tag: zo kort mogelijk, herkenbaar en niet al in gebruik door iets of iemand anders (Je mag me altijd een hash-tag voorleggen als je twijfelt!).
6. Vormgeving: Je besteed waarschijnlijk veel aandacht aan je huisstijl. Om een professionele uitstraling te bewerkstelligen, zal je de Social Media accounts en ‘Avatar’ slim moeten vormgeven. Herkenbaar, helder en aantrekkelijk.
7. Integratie: de inzet van Social Media wordt pas echt succesvol als je het helemaal integreert met al je andere communicatie uitingen. Dat betekent de hash-tag op uitnodigingen, banieren, tickets etc. Zet er vooral ook bij ‘waarom’ mensen op bepaalde Social Media accounts terecht kunnen: bijvoorbeeld het delen van foto’s, ervaringen, feedback of om vragen te stellen?

Mensen:

9. Social Reporters: om het gebruik van Social Media te stimuleren en interessant te maken, zal je mensen moeten inzetten die het evenement vastleggen en in real-time delen. Zorg dat deze goed herkenbaar zijn op het evenement en altijd toegang hebben tot internet (eventueel met een data-abonnement als back-up voor de WiFi)
10. Moderatoren: Wanneer je mensen stimuleert om vragen te stellen, is het wel belangrijk om iemand te hebben zitten die die vragen ook beantwoord. Deze persoon kan ook bewaken dat er geen ongewenste berichten op de TV schermen komen.
11. Afstemming: met alleen iemand die handig is met Social Media ben je er nog niet; je zult moeten afstemmen hoe er op bepaalde berichten of vragen wordt gereageerd. Wat zijn de contactpersonen binnen de organisatie waar naar doorverwezen kan worden?
12. Training & coaching: je kunt Social Reporters en moderatoren heel goed extern inhuren. Maar je kunt natuurlijk ook de mensen in je eigen organisatie trainen en laten coachen. Dat kan vaak veel leuker zijn, omdat zij dichterbij de doelgroep en het onderwerp staan.

Content:

13. Deelbare foto’s, video’s en links: Als je alle bovenstaande punten op order hebt, wordt het tijd om na te gaan denken over content. Belangrijk is dat je content klaar hebt staan die makkelijk door je doelgroep gedeeld kan worden. Bijvoorbeeld foto’s en korte video’s van LIVE gebeurtenissen of achtergrondverhalen bij sprekers/sessies.  Probeer zoveel mogelijk hiervan al vooraf klaar te zetten.
14. Deelbare gelegenheden: denk na over offline momenten of plekken waar je een ervaring creëert die deelnemers met hun netwerk willen delen. Bijvoorbeeld op de foto met een beroemd persoon, een bijzondere emotie of ontmoeting. Zorg dat je op dat specifieke moment je deelnemers er ook even aan herinnert om hun telefoon te pakken en het te delen!
15. Deelbare verhalen: je kunt je Social Reporters vooraf een eigen verhaal meegeven. Een bepaald perspectief dat zij van het evenement belichten. Bijvoorbeeld alle verschillende snacks, de kleding van andere deelnemers of juist heel inhoudelijk de achtergronden van de sessies. Hierbij kun je ook mijn ‘4 x L model’ als kapstok gebruiken: Column: Wat zet je op Twitter en Facebook?

Is dit alles? Een garantie voor succes?

Nee, dit is vast niet alles. Ik lees graag over jouw eigen ervaringen, tips en aanvullingen bij de reacties hieronder. Maar als je bovenstaande punten allemaal hebt afgevinkt, ben je al zover op weg, dat je de laatste ‘finishing touches’ zelf wel in kunt vullen. Dan blijft het ook nog authentiek en van jezelf.

Leuk om te merken dat dit hele artikel hebt uitgelezen. Welke tips heb jij zelf nog voor Social Media en Evenementen?
Ik lees je bevindingen graag hieronder!