Ik geloof niet dat mensen niet meer naar events zouden komen omdat ze zo lekker met elkaar kletsen op Facebook en Twitter. Sterker nog, mensen die actief zijn op Sociale Media, bezoeken juist meer evenementen! En ze organiseren ze zelf ook, omdat ze elkaar wel eens in levende lijve willen ontmoeten. Maar in de manier waarop ze dat doen, schuilt een gevaar. Met als mogelijk gevolg het faillissement van vele bureaus en leveranciers die op dit moment actief zijn in de evenementenbranche.

Bron: Roel Smits Fotografie

Social Media Day 2012, Eindhoven

Afgelopen donderdag was ik aanwezig in Eindhoven bij een bijeenkomst in het kader van de wereldwijde Social Media Day (#SMDay040). Deze avond was in alle aspecten een evenement: er was een locatie, met tijdelijke bewegwijzering en aankleding. Er was catering, licht, geluid en beveiliging. Er waren sprekers, workshops en een DJ. En niet te vergeten, zo’n 100 mensen die een kaartje hadden gekocht.

Echter, toen ik me wat nader verdiepte in de organisatie van het evenement, vielen me een aantal zaken op:

• Het idee voor het evenement was slechts 4 weken eerder ontstaan;
• De organisatie was in handen van twee enthousiastelingen, die nauwelijks ervaring of binding hadden met het vak van evenementenorganisatie;
• Voor de hele productie van het evenement werd geen enkele euro door de organisatie uitgegeven. Dit werd gerealiseerd door leveranciers die wilden sponsoren en betrokken bezoekers die actief mee wilden helpen (crowdsourcing!). Alleen voor de drank werd een entreekaart van 5,- euro gevraagd (incl 2 consumptiemunten);
• Ook de lokale overheid was op deze korte termijn betrokken, en had zelfs de locatie kosteloos ter beschikking gesteld;
• Bezoekers die reeds een kaartje hadden gekocht, waren actief bezig met de promotie van het evenement om zo nog meer mensen op de been te krijgen.

Het resultaat was een avond waar enorm veel buzz in, zowel ‘oude’ als ‘nieuwe’ media aan vooraf ging. Dat genereerde veel extra bezoekers en verhoogde de voorpret aanzienlijk. Tijdens het evenement hing er een bijzondere sfeer omdat iedereen een bijdrage had geleverd aan het eindresultaat; al was het misschien alleen maar aan het ‘Bring Your Own Buffet’. Bovendien zorgde die betrokkenheid, en de lage entreeprijs, voor een bijzonder hoge tolerantie voor dingen die misschien iets minder strak verliepen. En dat kwam de sfeer alleen maar weer ten goede!

https://youtube.com/watch?v=ZwBwAjn9Lr8%3Fversion%3D3

Maar waarom is dit nu een bedreiging voor de evenementenbranche?

Evenementen- en congresbureaus verdienen hun geld met het bij elkaar brengen van de juiste mensen en middelen; van een creatief concept, naar productie tot uitvoering. De toegevoegde waarde bestaat uit hun kennis en ervaring uit eerdere projecten en hun relaties met een netwerk van leveranciers. Voor die rol in het proces stuurt het bureau zijn factuur naar de klant.

Het gebruik van Social Media stijgt en blijft stijgen. Dit met als gevolg dat meer mensen sneller en makkelijker kunnen communiceren met hun persoonlijke en professionele netwerk. Zij hebben daardoor veel sneller toegang tot allerlei hulpbronnen voor kennis, creatieve oplossingen en relaties. Dit vergroot hun potentiële aanbod van leveranciers, waardoor prijzen dalen. Sterker nog, in een sociale context, zoals bij het evenement in Eindhoven, wordt zelfs veel waarde uitgewisseld zonder een transactie van geld. En bovendien, op internet is toch sowieso alles gratis te krijgen?

In het hierboven beschreven geval ging het nog ‘slechts’ over een netwerkbijeenkomst. En die zien we natuurlijk al veel meer in de vorm van ‘Open Coffees’ en ‘Tweetups’. Maar wat als een paar medewerkers van een groot bedrijf opeens besluiten om op deze manier het volgende bedrijfsfeest of jubileum te organiseren?
…Of een aantal wetenschappers zo hun congres van de grond trekken?
…Of iemand bedenkt dat hij in zijn lege bedrijfshal nog wel een beurs kan onderbrengen?

Dit is een groot risico voor de huidige omzet van organisatiebureaus en toeleveranciers van bijvoorbeeld techniek, catering en personeel.

Wordt na de muziekindustrie, de evenementenbranche het volgende slachtoffer van de ‘internet revolutie’?

Tijd voor een discussie en herbezinning!

Hoewel ik zelf wel ideeën heb over oplossingsrichtingen, beëindig ik hier op dit moment deze column. Tijd is immers schaars, en je hebt al een behoorlijk stuk gelezen.

Hoe kijk je aan tegen deze stelling? En nog interessanter: wat doe jij eraan?

Deze post is verschenen als column op Eventplanner.be /.nl