Bel Gerrit nu direct op
020 811 4335

Mijn ideale meeting design: van Achterover naar Actie!

Daar zat ik dan, op het wereldwijde ICCA congres in het prachtige Antalya. Vanuit een congreszaal keek ik vier dagen lang uit op palmbomen en strand, het was prachtig weer, zonder dat ik ook maar één tint bruiner werd. Ik luisterde naar inspirerende sessies, maar waar moest ik met die inspiratie heen? Wachten tot ik weer in het koude Nederland was en mijn drukke agenda de inspiratie zou verdringen? Ik droomde weg en ontwierp het ideale congres…

Meeting Design Congres op Strand

Om te beginnen – volgens mij ontbreken er twee elementaire dingen op veel congressen:

  1. Buitenlucht – vooral schrijnend op een mooie exotische locatie, en
  2. de mogelijkheid om je inspiratie om te zetten in actie.

Wat zou er gebeuren als we die twee elementen eens zouden toevoegen?

Waarom zitten we niet op het strand?

Het is elk jaar een hele toer om een nóg mooiere, spraakmakende locatie voor je congres te vinden. Maar hebben deelnemers wel wat aan die prachtige omgeving? Het grootste deel van het congres vindt plaats in airconditioned, verduisterde zalen. Natuurlijk, men kan er zelf op uit, maar als er tegelijkertijd inhoudelijke sessies gaande zijn, voelt dat toch een beetje als ‘spijbelen’.

Het face-to-face netwerken is een belangrijke reden om fysiek naar een congres te gaan. Waarom gebruiken we de zon, het strand of het gras dan niet voor de netwerkmomenten? En dan bedoel ik niet ’s avonds in het ‘sociale programma’, maar gewoon overdag. Er is geen enkele reden om de hele dag binnen te moeten blijven. Wil je indruk maken? Durf gebruik te maken van dat palmenstrand!

Meeting Design tevreden deelnemer

Inspiratie meteen gebruiken voordat het verdwijnt

Feit: Je kunt niet luisteren en leren tegelijkertijd. Je luistert eerst, raakt geïnspireerd en dán moet je iets met die inspiratie gaan doen. Echter, de meeste congresprogramma’s zitten veel te vol: deelnemers worden gebombardeerd met kennis en inspiratie, maar krijgen niet de tijd om die te verwerken. Want ‘boem’, daar komt het volgende interessante verhaal al. Bij thuiskomst zijn er veel ideeën, maar in no time neemt de dagelijkse drukte het over en verdwijnt de inspiratie naar de achtergrond. Niet concreet genoeg. Zonde.

Gebruik het aanwezige potentieel!

Tot slot: waarom zetten we honderden mensen met expertise in een zaal om met elkaar maar naar één of enkele mensen te luisteren? Natuurlijk wil je geen honderd mensen de hele dag door elkaar laten praten. Maar ná een sessie van iemand die zijn kennis of ervaring deelt, zou er voldoende gelegenheid moeten zijn om alle aanwezige kennis en ervaring van de mensen in de zaal met elkaar uit te wisselen en om te zetten in nieuwe visies, strategische inzichten en concrete, praktische toepassingen. Voor die aanwezigen zelf welteverstaan!

Meeting Design potentieel van het publiek

Mijn ultieme congresprogramma ziet er zo uit

Voor alle drie genoemde punten is een eenvoudige oplossing. Sterker nog, je hoeft minder te organiseren en er gebeurt meer. Hier komt het, mijn ideale congresprogramma:

  • 09.00 – 10.00 uur: Inspirerende Wake-Up Sessie.
    Liefst twee of drie sprekers die de deelnemers goed aan het denken zetten. Bestaande denkmodellen uitdagen. Emoties oproepen. En vooral: vragen activeren.
  • 10.00 – 15.00 uur: Praktische Werksessies.
    Waarin deelnemers de opgedane kennis en inspiratie bespreken en vertalen naar hun eigen praktijk. Verwerken in hun marketingplannen. Acties bedenken om hun collega’s mee te krijgen. Dan hebben ze bij thuiskomst niet alleen ideeën, maar zijn deze ook al uitgewerkt in concrete punten om mee aan de slag te gaan.(Voor meer traditionele congresgangers kun je natuurlijk altijd nog als paralleltrack ook ‘Luie Luistersessies’ aanbieden.)
  • 15.00 – 17.00 uur: Netwerkactiviteit Buiten:
    Op het strand, aan het zwembad, in het bos. Omdat iedereen de hele middag gewerkt heeft, zal het extra voldoening geven en is er voldoende stof om over verder te praten.

Meeting Design samenwerken

Slim Meeting Design: Meer impact met minder inhoud

Het aantal inhoudelijke sessies kan teruggeschroefd worden. Bovendien kan een groot deel van de expliciete kennis die je wil overbrengen ook prima in online sessies vooraf worden aangeboden. Voor dat soort sessies hoef je niet fysiek bij elkaar te zijn. Tijdens het congres wil je optimaal profiteren van de aanwezigheid van je doelgroep, de interactie die daardoor kan ontstaan, de synergie, de nieuwe vormen van samenwerking.

Immers: als mensen de moeite nemen om naar de andere kant van de wereld te reizen om bij elkaar te komen, zorg dan ook dat je dingen met elkaar doet die alleen maar mogelijk zijn ómdat je fysiek bij elkaar gekomen bent! Het resultaat zal zijn dat jouw deelnemers naar huis gaan met een driedubbel voldaan gevoel: ze hebben wat geleerd, ze kunnen direct aan de slag in hun eigen situatie én ze hebben hun netwerk aangehaald  – lekker in de zon of de natuur.

Hoe ziet jouw ideale congres er uit?

Wat voel en denk jij als bovenstaande leest? Heb je hier ervaring mee? Kan het? Of zie ik iets volledig over het hoofd?
Lees graag jouw ervaringen en ideeën over een congres ontwerp dat veel meer gericht is op Actie dan op Achterover leunen!

3 Comments

  1. Eric de Groot 20 februari 2015 Reply

    mooi geschreven Gerrit. Het IIA congres in Noorwijkerhout had sessies op het strand! We kregen prompt de Eventex Award voor beste congres, ha! Ik ben het dus geheel met je eens. (ook zonder die prijs) Eric

  2. Arthur Tolsma 20 februari 2015 Reply

    Ik ben het vooral eens met je stelling dat je actief met de inhoud aan de slag moet! Leuk om geinspireerd te raken, maar dan? Als je op vrijdag super geinspireerd het weekend in gaat ben je dat maandag al weer vergeten… (omdat je dan druk bent met vergaderen en mailen).
    Misschien kan je in de praktisch werksessie wel een soort coach aanbieden die je verder helpt? Zou mooi zijn als je dan jowu plannen bijv. aan de expert kan voorleggen…

  3. commgres 6 november 2015 Reply

    Het helpen om de actiepunten om te zetten in daadwerkelijke acties, de volgende dag, daar zijn we nu mee aan het experimenteren in de vorm van webinars waarin we de deelnemers met elkaar laten sparren. Om elkaar te helpen, de obstakels om de acties niet te ondernemen, weg te halen. Hoe zie jij dat?

Add comment

Leave a Reply

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

Copyright Gerrit Heijkoop | Dagvoorzitter, Presentator en Podcasts