Ze spraken die ochtend af dat ze de geplande socialmediaberichten en mailings voortaan automatisch gingen plaatsen. Casper had daarvoor een handige tool gevonden, die hun veel tijd ging besparen.

Nu het team goed op stoom was, kwam er wat meer ruimte om aandacht te besteden aan de fysieke aspecten van het congres. Al bleef het onzeker of ze het gingen redden, ze moesten het congres toch goed voorbereiden.

Victor zette het punt op de agenda in een korte bespreking met zijn staf.

Samen met Catja reflecteerde hij op het SoSuStar congres, waar ze een paar goede dingen hadden gezien om ook bij Rodentia op te letten.

‘De wifi was echt top,’ begon Catja. ‘Ik weet niet hoe dat werkt, maar het was sneller dan bij de meeste andere gelegenheden waar ik kom. Maar ze waren één ding vergeten. Elektriciteit!’ Ze wendde zich tot Martine, haar stem ging omhoog. ‘Mijn telefoon was ’s ochtends al leeg, maar de paar stopcontacten die er waren, waren steeds bezet.’

Victor herinnerde het zich, hoe op de vreemdste plekken groepjes mensen bij elkaar hadden gezeten, rondom de schaarse elektravoorzieningen.

‘Ik heb het hele gebouw afgestruind, geen stroom te vinden. Uiteindelijk heb ik tien minuten net gedaan of ik geïnteresseerd was in het verhaal van een of andere puisterige standhouder, alleen om daar even mijn telefoon te kunnen inpluggen.’

Martine lachte.

Catja vervolgde: ‘Kunnen wij op ons congres niet zorgen dat iedereen zijn telefoon of tablet gewoon kan opladen?’

‘Extra stroompunten, ik denk het wel, maar dat wordt waarschijnlijk een flinke kostenpost,’ zei Martine, en ze keek naar Victor.

Catja zette haar betoog kracht bij: ‘Ik heb de hele middag niks kunnen twitteren, ik kon niet meedoen aan de polls, ik kon niet eens meer foto’s op Facebook zetten.’

Victor wist dat ze gelijk had. ‘Als wij al die moeite doen om onze deelnemers op social media te krijgen, dan moeten we niet alleen goede en snelle wifi bieden, maar ook genoeg elektriciteit,’ zei hij. ‘Laat me weten wat het kost, die investering lijkt me de moeite waard.’

Martine haalde haar schouders op. ‘Het is jouw budget.’

‘Er was nog iets heel goed op SoSuStar,’ zei Casper. ‘Die foto.’

‘Wat?’ vroeg Victor.

‘Jullie zetten ’s middags een foto online waar jullie op stonden met Brad Pitt en Marilyn Monroe, alsof jullie met ze op de rode loper aankwamen. Die foto kreeg heel veel aandacht, zoiets kunnen wij ook organiseren.’

‘Pff,’ zei Martine, ‘dan moeten we ook nog een fotograaf inhuren.’

Catja schudde haar hoofd. ‘Dat decor hadden zij gemaakt, maar ze namen de foto met onze telefoons. Nou ja, met die van meneer van Wely dan, want de mijne was leeg.’

‘Des te beter!’ zei Casper. ‘Dat maakt het nog gemakkelijker voor mensen om hem meteen zelf online te zetten.’

‘Ik snap dat het leuk is,’ zei Martine. ‘Maar heeft het ook nut? We gaan daar toch geen nieuwe inschrijvingen mee krijgen?’

‘Vooruit denken, Martine,’ antwoordde Casper. ‘Het is goede publiciteit. Rodentia is volgend jaar weer, en de NedVerKna kan ook wel wat aandacht gebruiken.’

‘Ga je onze naam erop zetten dan?’

‘Ja, natuurlijk,’ zei Casper. ‘#Rodentia15, NedVerKna, en misschien ook wat sponsors.’

Victor keek hem peinzend aan. ‘Zo’n fotowand kan ons inderdaad helpen aan naamsbekendheid, en het is een goed idee om die sponsors er ook op te zetten. Dat kan een goede aanvulling zijn op het budget. Aan welke partijen dacht je?’

‘De hoofdsponsor PetFoodies, natuurlijk. En Rattokil, die is ook vrij fanatiek. En verder RodeMed of The Crazy Cage.’

‘Ik zou niet op de foto willen met een logo van Rattokil,’ zei Catja, en rilde.

‘Of the Crazy Cage,’ zei Martine. ‘Ik denk dat je met sponsorlogo’s sowieso de lol van die fotowand teniet doet. Dat wordt veel te commercieel.’

‘Hm,’ zei Victor. ‘We moeten inderdaad wel vanuit de doelgroep blijven denken. Bezoekers willen graag laten zien dat ze op een congres zijn, dat geeft ze status. En ik denk dat mensen ook geen bezwaar hebben tegen een subtiele verwijzing naar de NedVerKna als organisator. De vraag is alleen, of ze zich ook met sponsors willen associëren.’

‘Het heeft ook niet zoveel nut,’ vulde Catja aan. ‘Als ik te overduidelijk logo’s in beeld breng op mijn Instagramfoto’s, krijg ik altijd commentaar. Mensen hebben het heel goed door als het commercieel wordt. Dan vertrouwen ze je gewoon niet meer.’

‘Oké,’ zei Casper, ‘geen sponsors erbij. ‘Maar we doen wel zo’n decor, toch?’

‘We hebben nog steeds een paar honderd pluchen cavia’s,’ opperde Martine. ‘Misschien kunnen we daar wat mee.’

‘Een caviahemel,’ zei Catja dromerig.

‘Of een soort Birds, maar dan met cavia’s,’ stelde Casper voor. ‘Misschien met wat extra grote tanden.’

‘Het mag in ieder geval wel enige amusementswaarde hebben,’ besloot Victor. ‘De vermelding van het congres en van de NedVerKna moeten smaakvol. Ik wil niet dat het op reclame gaat lijken. Als we iets geleerd hebben de afgelopen tijd, is het dat.’

Casper bracht nog een laatste punt in: hij was erg enthousiast over de online uitzending van SoSuStar en vroeg zich af of ze dat ook op hun congres konden doen. Daarmee zouden ze het publiek enorm kunnen vergroten. Victor twijfelde. Hoewel het een uitstekend idee leek, vroeg hij zich toch af of mensen dan misschien weg zouden blijven. Eerst maar eens het fysieke congres vol krijgen. Dat zou nog moeilijk genoeg worden.

Toch was hij tevreden met de voorbereidingen. Alles wat ze tijdens het congres goed deden, van stekkerdozen tot fotodecor, droeg immers bij aan de binding met hun doelgroep en dat zou op de lange termijn meer congresdeelnemers en meer leden opleveren.

Toen zijn telefoon ging, leek het alsof de kamer donkerder werd, alsof er een wolk voor de zon schoof. Jacques, zag hij in het schermpje. Hij nam niet op, want hij wilde niet nog een keer liegen. Alles wat ze vandaag bedacht hadden, ging ervan uit dat het congres doorging. Maar dat was allerminst zeker. Ze hadden nog een boost nodig. Wie zou hen daarbij kunnen helpen?

Tot zover. Wil je verder lezen?

Dit is een hoofdstuk uit het boek ‘Trending Topic: we moeten iets met Social Media #MaarWat’ van Gerrit Heijkoop en Paula Vos.

Het boek start op 20 augustus 2015, als Victor een stevige discussie heeft met zijn voorzitter. Die vindt dat Victor meer met social media moet doen en dreigt zelfs het congres af te blazen als de sympathieke directeur niet snel resultaat boekt. Daar kan Victor het natuurlijk niet bij laten zitten.

We volgen Victor en zijn team vanaf dat moment real-time, aftellend naar 11 november 2015. Dan is het grote congres. Gaat het ze lukken?

Heb je het idee dat je ergens midden in valt en zou je het boek helemaal willen lezen? Dan kun je hier het volledige e-book in PDF bestellen.

Zet deze vast in je agenda:

1. Publicatie volgende hoofdstuk: 29 september 2015, 14:00  
2. Distributie van de papieren paperback (over 3 dagen al!): 1 oktober 2015
3. Boekpresentatie en netwerkborrel met heel veel leuke lezers: 11 november 2015, 16:00

Wanneer je klikt op de links hierboven kun je jouw exemplaar alvast veiligstellen of je registreren voor de boekpresentatie (we vragen een kleine bijdrage voor de catering).