E-mailgebruikers zijn de moderne verslaafden: slachtoffer van de impliciete verwachting dat vraag en antwoord elkaar binnen een zeer korte tijdspanne moet opvolgen. Ondernemer Sam checkt om 2 uur ’s nachts zijn Blackberry tijdens het voeden van zijn baby en op het strand raken steeds vaker kinderen ‘zoek’ door e-mailende ouders schreef het Parool. Zelf lees en verzend ik veel e-mail, volg diverse RSS-feeds en ben ik actief op meerdere Sociale Media. En hoewel ik sommige symptomen soms wel herken, voel ik mij absoluut geen verslaafde. 

Dat komt door een combinatie van slimme technische trucs en een stuk persoonlijke discipline. Dit wist ik pas echt goed vorm te geven na het zien van deze video van Martijn Aslander:

Samenvatting

Voor de mensen die geen 15 minuten naar Martijn willen luisteren, hier een korte samenvatting met de belangrijkste lessen voor mij:

• 0:00 – 3.30: waarom behandelen we onze e-mail niet als post?
  We moeten ten alle tijden streven naar een volledig lege INBOX; mailtjes die in je inbox hangen leveren stress op. Bovendien vragen ze iedere keer dat je ze ziet, wéér je aandacht. Martijn benoemt hoe opvallend het is dat we onze e-mail zo anders behandelen dan onze normale post.
  Stel je bent een jaar op vakantie geweest en je vindt een enorme berg post op je deurmat; hoe werk je die weg? Juist! Je begint met sorteren (kranten, reclame, rekeningen, brieven, ansichtkaarten etc) en werkt dan de stapels in een bepaalde volgorde af.
  Nou is het grappige met ons e-mail programma: die kunnen we voor ons laten sorteren door middel van ‘regels’. 
• 3:30 – 6:50: het toepassen van mappen en regels
  80% van je binnenkomende mail hoeft niet in je inbox te komen! Er is namelijk maar zo’n 20% e-mail waarvan je niet kan voorspellen of, en zo ja, wat je er mee moet doen. In dit gedeelte demonstreert Martijn het gebruik van regels aan de hand van een map ‘wachten op’. Ik gebruik deze funtie niet, omdat ik te vaak vergat om de ‘#w’ in mijn mail te typen.
   
• 6:50 – 8:55: de map “CC – WEG ERMEE!”
  E-mail’s waarin je ‘CC staat’ zijn een plaag! En het ergste is: je weet eigenlijk al van te voren dat je er per definitie niets mee hoeft te doen (anders hadden ze die e-mail wel gericht aan jou gestuurd!). Fijn om die mails dus niet meteen onder je aandacht te brengen.
   
• 8.56 – 10:25: Nieuwsbrieven zijn boeiend, maar nu even niet!
  Natuurlijk is het interessant om te weten wat de laatste trends zijn op Trendwatching.com, de coolste nieuwe ondernemingen via Springwise.com of het heetste nieuws uit de Eventbranche. Alleen het is belangrijk dat jij zelf kiest wanneer je hier tijd voor maakt / hebt. Daarom nieuwsbrieven in een aparte map.
• 10:26 – 11:15 : Follow me on Twitter / LinkedIn / Facebook? Ja graag… zometeen!
  Het wisselen van taak kost het meeste energie, ook voor onze hersenen. Je hebt nou eenmaal te maken met ‘omstel tijden’, net als in een fabriek. Daarom vindt ons brein het fijn en makkelijk om ‘repeterende taken’ uit te voeren. Handig dus om 1 x per dag alle Social Media verzoeken af te werken.
   
• 11:30 – 13:00: de crux van het verhaal: discipline en persoonlijk leiderschap
  Uiteindelijk ben jij zelf degene die bepaalt wat je met e-mail doet, en niet andersom! Dus zorg dat ‘jij de e-mail vind’ in plaats van dat ‘de e-mail jouw vindt’. Stap 1: zet ‘automatisch ontvangen & verzenden uit’ en zorg dat je geen geluid en/of pop-up venster krijgt (dit geldt trouwens ook voor de alerts van Tweetdeck!).
  Stap 2: wen jezelf een dagelijks ritme aan, waarin jij e-mail binnenhaalt en verwerkt (= sorteren). Daarna ga je weer aan het ‘werk’: denken over de dingen die je moet doen in plaats van denken aan de dingen die je moet doen.
   
• 13:15 – 14:44: hoe kun je vandaag nog beginnen?
  Hier komt de, ook voor mij, ‘gouden’ map “Moet ik nog wat mee” om de hoek kijken. Alle nieuwe e-mail die binnenkomt beoordeel je vliegensvlug: kan ik het binnen 2 minuten beantwoorden, doorsturen of delegeren? Dan doe je dat direct! Alles wat meer tijd in beslag neemt dan die 2 minuten, sleep je naar de map “Moet ik nog wat mee”. Zodra je klaar bent met sorteren, sluit je je verbindingen af en ga je ‘aan het werk’ vanuit die map.

Mijn persoonlijke tips

Deze basisprincipes pas ik ook toe op het lezen en bijhouden van mijn Sociale Netwerken. Ik merk dat een ritme van ‘3x daags’ zeer goed werkt. ‘S ochtends start ik met ongeveer 1 uur lezen en sorteren van al mijn e-mail, mijn RSS-feeds en mijn Sociale Netwerken. Rond de lunch doe ik dat nog een keer een 1/2 uur. Aan het eind van de middag doe ik dit meestal voor een derde keer.

Hiermee heb ik het gevoel dat ik altijd bij ben, grip heb op mijn (omvangrijke) e-mailcommunicatie zonder dat mijn leven / dag / werk er door beheerst worden.

En jij? Hoe hou jij je e-mail beheersbaar? Gebruik je bovenstaand systeem? Heb je nog tips? Let us know!