woensdag 16 september 2015
56 dagen tot het congres
231 inschrijvingen

Toen Victor de volgende ochtend op kantoor kwam, waren Casper en Catja druk in gesprek. Victor groette ze met een vrolijk ‘Goeiesmorgens!’

De twee keken hem niet-begrijpend aan.

‘Debiteuren crediteuren? Serie uit de jaren 90? Voor jullie tijd zeker, maakt niet uit.’

Poekie begroette hem met enthousiast getwiet.

Hij stak een blaadje witlof in de kooi en liet zich in zijn bureaustoel zakken. Het leek wel of zijn kantoor er anders uit zag, overzichtelijker.

Op zijn bureau lagen de hand-outs van gisteren. Het AIDA+S-model, de vijf L’en, de tips voor interessante berichten in aanloop naar een congres; iemand had alles uitgedraaid en bij hem neergelegd. Ongetwijfeld Catja.

Een kwartier later had hij ze allemaal doorgenomen. Ze konden dit vandaag nog gaan doen, constateerde hij.

Zodra Martine binnen was, nodigde hij iedereen in zijn kantoor uit.

‘Op hoeveel inschrijvingen zitten we nu, Casper?’ vroeg hij.

‘231.’

Het getal verraste hem niet, hoewel hij steeds hoopte dat er toch ergens opeens een socialmediawonder zou gebeuren. In dit tempo gingen ze de duizend niet halen. Bereik hadden ze wel, maar de inschrijvingen liepen ver achter op schema. Ook het filmpje leverde nog steeds niet zoveel aandacht op als ze verwacht hadden. Over twee dagen moest hij weer verslag uitbrengen aan Jacques en hij kreeg het al benauwd bij het vooruitzicht opnieuw te moeten liegen. Er was geen ruimte meer voor aarzeling of twijfel. Hun voortbestaan stond op het spel en de tijd raakte op.

Hij rechtte zijn rug. Drie paar ogen keken hem aan.

‘Luister goed,’ zei hij ernstig. ‘Dit is niet genoeg en dat beseffen we allemaal. We hebben keihard gewerkt, maar het levert onvoldoende op. Gelukkig hebben we gisteren veel geleerd. We moeten alles op alles zetten om dat congres vol te krijgen.’

Catja keek hem met grote ogen aan, Victor zag dat Casper geruststellend een hand op haar arm legde.

Hij vervolgde: ‘Dus ik wil alles wat tot nu toe niet gewerkt heeft, stoppen, en aan de slag gaan met de adviezen die we gisteren gekregen hebben.’

Iedereen knikte.

‘Ten eerste.’ Victor keek de tafel rond. ‘Relevantere berichten, consequent, elke dag.’ Hij wapperde met de hand-outs in de lucht. ‘Catja, Casper, ik wil dat jullie elke dag een bericht plaatsen dat voldoet aan deze criteria. Voor alle sociale media die we bedienen.’

Catja sprak ze hardop uit: ‘Lachen, leren, liefde, locatie en luisteren.’

‘Je kunt dat al voorbereiden,’ zei Victor. ‘Met een communicatiekalender voor elke dag tot aan het congres.’

Casper vulde aan: ‘In het kader van luisteren kan Catja actief gaan reageren op anderen. Daarmee versterken we het netwerk en vergroten we de kans dat onze berichten gezien worden door de connecties van onze volgers.’

Martine deed haar mond open, toen weer dicht.

‘Wil je wat zeggen?’ vroeg Victor.

‘Ik was er natuurlijk niet bij gisteren,’ zei ze voorzichtig, ‘maar het lijkt me dat Catja die reacties niet in haar eentje moet doen.’

‘Wat bedoel je precies?’ vroeg Victor.

Ze richtte zich tot Catja: ‘Je kunt niet overal alles vanaf weten. Met vragen over de organisatie kan ik je helpen, Casper heeft de meest actuele informatie over sponsors en deelnemers, en Victor kun je betrekken als het inhoudelijk wordt.’

‘Hebben jullie daar wel tijd voor?’ vroeg Catja.

‘Als we het goed willen doen, dan moeten we er tijd voor maken,’ zei Victor en hij keek de tafel rond. ‘Allemaal, als team. Het is belangrijk om de best mogelijke informatie te geven.’

‘We kunnen ook meer doen met onze persoonlijke contacten,’ zei Casper. ‘Wij hebben allemaal een persoonlijk netwerk op social media. Ik stel voor dat we daarin ook de NedVerKna-updates delen.’

‘Ik kijk wel uit,’ zei Martine. ‘Wat moeten mijn privévrienden nou met berichten over rattenprofessors en kooien? Getver.’ Ze zette haar woorden kracht bij met een wegwerpgebaar en gooide daarmee bijna haar koffie om.

Casper ving het kopje net op tijd op. ‘Maar misschien kennen jouw vrienden weer mensen die wel tot onze doelgroep behoren,’ zei hij. ‘En als ze het niet interessant vinden, hoeven ze het toch niet te lezen?’

Catja mompelde: ‘Mijn Instagramvolgers zouden me meteen blocken.’

‘Ze hebben gelijk,’ zei Victor bedachtzaam. Hij negeerde de verontwaardigde blik van Casper. ‘We moeten altijd rekening houden met de ontvanger, dat hebben we gisteren geleerd, nietwaar? Dus als we ons persoonlijke netwerk goed willen aanspreken, moeten we niet klakkeloos alle updates gaan delen. We moeten het interessant voor hen maken.’ Hij wendde zich tot Martine. ‘Als je op een verjaardagsfeestje met iemand over je werk praat, waar heb je het dan over?’

‘Niet over de inhoud van het congres, in ieder geval.’

‘Maar?’

‘Maar, bijvoorbeeld, over alle lekkere gerechten die ik moet proeven en keuren bij de cateraar. En gisteren liet ik een vriendin een foto zien van de bizarre hoeveelheid decoratiematerialen die dat congrescentrum heeft. Je had die kelder moeten zien!’

‘Ik snap waar je heen wilt,’ zei Casper. ‘Als het iets is waar zij blij van wordt, waar zíj van onder de indruk is, dan wordt het relevant voor haar vrienden. Omdat het dan niet meer alleen gaat over werk, maar ook over wat hen bindt.’ Hij richtte zich tot Catja. ‘Net zoals die foto’s van jou met Poekie op jouw eigen Instagramaccount.’

‘Wij zijn een fotogeniek superduo,’ zei ze breed lachend.

‘Maar zo weten mensen ook dat je bij de NedVerKna aan het werk bent,’ vulde Victor aan.

Casper knikte en ging rechtop zitten. ‘Dat is inderdaad de manier,’ zei hij. ‘Zulke persoonlijke updates zeggen iets over het congres maar ze spreken ook onze vrienden aan. En dan heb je meer kans dat die erop reageren.’

Victor knikte tevreden. ‘Precies.’

‘Eh, mag ik nog wat vragen?’ zei Catja. ‘Als we dat doen, moeten we er dan de hashtag bij zetten?’

‘Natuurlijk!’ Casper legde zijn hand op haar onderarm. ‘#Rodentia15. Goed punt, Catja. Dan ziet iedereen die op Rodentia zoekt onze persoonlijke updates ook.’

‘Is dat niet te privé?’ vroeg Martine.

Casper schudde zijn hoofd. ‘Een beetje persoonlijke sfeer rondom het congres kan nooit kwaad. Laat de mensen maar zien hoe hard we eraan werken. Uiteindelijk komen ze jou en mij toch ook tegen op het congres?’

 

Het tweede punt dat Victor op zijn lijstje had gezet vond hij lastiger, maar hij had er goed over nagedacht.

‘Vanaf vandaag houden we op met adverteren.’ Hij liet een stilte vallen om de boodschap goed te laten doordringen.

‘Maar daar bereiken we toch hartstikke veel mensen mee?’ zei Catja beteuterd.

‘Jawel, maar we snijden de bocht af.’

Ze keek hem vragend aan.

‘Mr. Red Sneakers zei het heel duidelijk: door te adverteren, bereiken we mensen wel, maar met iets dat hen in de basis irriteert. Dat heeft geen zin.’

Casper viel hem bij: ‘En het is uiteindelijk niet goed voor ons merk.’

‘Inderdaad. Zo’n bedrijf wil ik niet zijn,’ vervolgde Victor, die terugdacht aan de opdringerige campagne van Bugbites.

‘Het heeft uiteindelijk ook niet veel inschrijvingen opgeleverd,’ concludeerde Casper.

Catja boog haar hoofd. ‘Ik denk dat u wel gelijk heeft, meneer van Wely, maar het leek zo goed te gaan.’

‘We moeten niet alleen naar de aantallen volgers of ‘likes’ kijken,’ zei Victor, ‘het gaat om de interactie. Daar gaan we nu meer tijd voor maken. Ik wil vooral extra aandacht besteden aan de mensen die zich al hebben ingeschreven. Die zijn enthousiast over het congres en dat kunnen we benutten.’

‘Hoe dan?’ vroeg Martine.

‘Door ze te stimuleren om hun netwerk ook uit te nodigen,’ zei Casper.

Catja’s gezicht klaarde op: ‘Natuurlijk! Uitnodigingen van bekenden doen het altijd goed. Net als bij een dancefeest. Als vrienden me vragen om ook te komen, ben ik eerder geneigd om er naartoe te gaan dan wanneer ik alleen een onpersoonlijke e-mailing van de organisator krijg.’

‘Logisch,’ zei Martine.

‘We zitten nu op dik tweehonderddertig deelnemers,’ zei Casper. ‘Als die ieder één collega, één oud-studiegenoot en één zakenrelatie overhalen, dan ben je er al bijna.’

‘Maar hoe bereiken we de congresdeelnemers via social media?’ vroeg Catja zich hardop af. ‘We vragen bij de inschrijving niet naar die gegevens, toch?’

‘Nee,’ zei Casper. ‘Dat was achteraf gezien wel slimmer geweest.’

Het werd even stil, toen veerde Martine op. ‘Jullie zijn zo gefocust op social media, dat je bijna vergeet dat er nog meer communicatiemiddelen zijn.’

De rest keek haar aan.

‘E-mail! Als je de deelnemers daarmee nou gewoon regelmatig een update stuurt. Dan kun je er iets onder zetten als: ‘Kent u nog iemand voor wie dit congres ook interessant is? Stuur dan deze mail door’.’

‘Goed idee,’ zei Victor, die blij was met deze praktische bijdrage.

‘Sowieso een goed idee om daar meer mee te doen,’ zei Casper peinzend. ‘De meeste mensen zitten niet de hele dag op social media, maar ze zien wel bijna continu hun e-mail. Als we nou elke week een e-mail sturen met een samenvatting van de meest interessante socialmediaberichten.’

‘Een kort intro met een lees-meer-mogelijkheid,’ vulde Catja aan. ‘Zodat ze doorklikken naar onze social media.’

‘Slim,’ concludeerde Martine. ‘Je gebruikt het ene medium om mensen naar het andere medium te leiden.’

Casper vulde aan: ‘Als ze dan ook op die berichten reageren, is het helemaal mooi.’

Catja keek bewonderend naar hem. ‘Wat een goede ideeën heb jij toch altijd.’

‘Ho ho,’ zei Martine. ‘Die e-mail was mijn idee, hè. En ik had daar niet eens dat congres voor nodig.’

‘Ik ga ook nog wat doen aan de bevestigingspagina die je ziet na je aanmelding op de congreswebsite,’ zei Casper.

‘Wat dan?’ vroeg Victor.

‘Nou, die oproep om te vertellen dat je naar Rodentia komt, die moeten we natuurlijk ook dáár plaatsen. Nu staat er alleen: ‘Bedankt voor uw inschrijving. We zien u graag 11 november op Rodentia.’ Daar kan ik aan toevoegen: ‘Laat uw netwerk weten dat u erbij bent.’ En dan daaronder knoppen voor Twitter, Facebook en LinkedIn.’

‘Uitstekend,’ zei Victor.

Martine stak haar hand op. ‘Op dat congres van gisteren, hebben jullie daar ook nog iets geleerd over virale filmpjes?’

‘Hoe bedoel je?’ zei Victor.

‘Nou, het SuperGnawer-filmpje wordt wel veel bekeken en ik zie best leuke commentaren, maar ik heb niet de indruk dat het exponentieel groeit. Zouden we dat niet nog een slinger kunnen geven?’

Ze dachten even na.

‘We kunnen het natuurlijk meenemen in die e-mail-updates die we doen,’ zei Casper. ‘En wat vaker herhalen op Facebook en Twitter. En het nog een keer delen in onze persoonlijke netwerk.’

‘Wel rekening houden met alle tips die we gehad hebben,’ zei Victor. ‘Ik bedoel, als we te veel gaan pushen, doen we juist weer iets irritants.’

 

Nog dezelfde dag ging er via e-mail een update naar alle 231 deelnemers. Hij bevatte een paar interessante berichten over congresonderwerpen, met links naar de diverse socialmediakanalen, en sloot af met een uitnodiging om de e-mail door te sturen naar mensen voor wie het congres ook interessant zou zijn.

Casper paste samen met de webbouwer de bevestigingspagina op de website aan; er stonden nu icoontjes van Twitter, Facebook en LinkedIn die je kon aanklikken om een standaard bericht op die media te plaatsen:

#Rodentia15. Ik ben erbij! Wie gaat er nog meer?

Catja stelde een kalender van berichten samen die ze de komende weken konden delen, in de categorieën Lachen, Leren, Liefde, Locatie en Luisteren.

Martine plaatste die middag een eerste foto over Rodentia op haar persoonlijke profiel, toen ze de locatie voor het galadiner bezocht, waar op dat moment een modeshow was. Catja reageerde direct met de opmerking:

 Jaloers! 😉

Casper deelde het op de NedVerKna-media, met als toevoeging:

Mooie dinerlocatie, Martine! Als het eten net zo lekker wordt… Kom naar #Rodentia15

 

Alles leek opeens perfect in elkaar te grijpen en het team werkte fantastisch samen. Het voelde als een vliegtuig waarvan de motoren al draaiden, dacht Victor. Het hoefde alleen nog op te stijgen.

 

Tot zover. Wil je verder lezen?

Dit is een hoofdstuk uit het boek ‘Trending Topic: we moeten iets met Social Media #MaarWat’ van Gerrit Heijkoop en Paula Vos.

Het boek start op 20 augustus 2015, als Victor een stevige discussie heeft met zijn voorzitter. Die vindt dat Victor meer met social media moet doen en dreigt zelfs het congres af te blazen als de sympathieke directeur niet snel resultaat boekt. Daar kan Victor het natuurlijk niet bij laten zitten.

We volgen Victor en zijn team vanaf dat moment real-time, aftellend naar 11 november 2015. Dan is het grote congres. Gaat het ze lukken?

Heb je het idee dat je ergens midden in valt? Dan vind je hier alle afleveringen van ‘Trending Topic’ tot nu toe.

Zet deze vast in je agenda:

1. Publicatie volgende hoofdstuk: 17 september 2015, 13:30  
2. Verschijnen van het e-book in PDF (over 2 dagen al!): 18 september 2015
3. Distributie van de papieren paperback (daarna ook verkrijgbaar via Bol.com): 1 oktober 2015
4. Boekpresentatie en netwerkborrel met heel veel leuke lezers: 11 november 2015, 16:00

Wanneer je klikt op de links hierboven kun je jouw exemplaar alvast veiligstellen of je registreren voor de boekpresentatie (we vragen een kleine bijdrage voor de catering).