Wij zijn mailjunkies, blijkt uit een steekproef in mijn netwerk. 99% checkt e-mail op vakantie. Toch is men daar zelf niet blij mee: ‘Op vakantie zou je volledig moeten uitschakelen!!!’ aldus Dale Hudson, die ook toegeeft wel e-mail te lezen, ‘slecht hoor!’. Offline ben je productiever, creatiever en het is beter voor je relatie. Vijf tips voor digitaal doseren – ook tijdens je werkweek.

De lokroep van e-mail

We hebben het er moeilijk mee. Linda Pereira schrijft: ‘Ik ben volledig incapabel om tijdens mijn vakantie mijn e-mail te negeren. Mijn familie pakt soms zelfs mijn telefoon van me af’. De meesten zoeken een compromis: ‘Alleen persoonlijke e-mail en ik beantwoord alleen wanneer het nodig is’ schrijft Alex Matatula; ‘Het hangt af van de vakantie en van mijn lopende projecten’ reageert Ilonka Coenraad; ‘Alle non-vital e-mailboxen staan uit of zijn geredirect. Urgente mail stuur ik door naar collega’s.’ voegt Wouter Blom van Stramark toe.

Dan maar zonder wifi om offline te komen?

Het is de meest genoemde tip in mijn steekproef: ‘Ga naar een plek met nauwelijks telefoon bereik en geen internet’ schrijft Magdalina Atanassova. Haar opmerking oogst veel bijval: ‘Eens! Dat heb ik ervaren in Tunesië. Geen internet buiten de lobby. Was er dol op, geweldig gevoel, kwam zooo relaxed terug’ reageert Marta Wisniewska.

Oké geen bereik, geen wifi, cold turkey op vakantie: het kan en het werkt. Maar hoe doe je het onder werktijd? Hoe zorg je dat je geen slaaf bent van je e-mail?

Tip 1. Meer briljante ideeën in de douche? Dan geen mail voor het ontbijt

Je bent het creatiefst als je net wakker bent en je brein nog niet wordt afgeleid door allerlei impulsen. Gun jezelf dat moment. Open je mail niet voor het ontbijt. Die extra offline minuten leveren misschien wel je beste idee op, en zeker een betere start van de dag.

Tip 2. Eén ‘to do’ voordat je je mail opent

Niks lekkerder dan items afstrepen op je to do list, toch? Maar zodra de mail begint te piepen, moet er gereageerd en geantwoord worden. Dus als ik echt iets gedaan wil krijgen, doe ik het ’s ochtends voordat de mail aan gaat. Stel jezelf bewust tot doel om minimaal één ding af te ronden voordat je voor het eerst naar je e-mail kijkt.

Tip 3. Mailrantsoen: drie keer per dag

Mail is de no. 1 vijand van je concentratie. Het duurt zo’n 10 minuten om na een onderbreking weer in je flow te komen. Om echt te kunnen doorwerken zet ik de e-mail uit en check hem maximaal driemaal per dag. Ik hoor je al denken: ‘Maar dat kan bij mij echt niet!’ Jawel, dat kan wel. Er is geen bericht zo urgent dat het geen vier uur kan wachten. En als dat wel zo is, dan moeten ze je maar bellen!

Tip 4. Voed je contacten op: beantwoord mail na 24 uur

‘Maar iedereen verwacht dat ik direct antwoord.’ Een veel gehoord argument om niet offline te durven. Hoe komt het dat onze contacten dit van ons verwachten? Omdat we ze zo hebben opgevoed, door altijd snel te reageren. Durf 24 uur te wachten met een antwoord. Vaak lost de vraag zich zelfs gewoon op.

Tip 5. Voed jezelf op: echte mensen gaan vóór je telefoon

De telefoon op het tafeltje trilt. ‘Deze moet ik even antwoorden.’ Is het echt zo urgent? Echte mensen zijn belangrijker. Echt. Wordt je maar eens bewust van hoe vaak je in gezelschap van anderen naar je telefoon zit te turen. Hoe irritant vind je het zelf als iemand half afwezig is terwijl je met ze in gesprek bent? Kappen dus! Wegleggen dat ding.

Geen trucjes, maar een beslissing!

Je kun het jezelf natuurlijk ook nog veel makkelijker maken. Robert Jan van Vugt wordt wat cynisch van bovenstaande tips en trekt de vergelijking met diëten:‘Vergelijk het met een bak ijs in de vriezer terwijl je graag wil afvallen. Je kunt allerlei trucjes verzinnen om minder ijs te eten (geen ijs voor het ontbijt, minimaal een to-do afmaken voordat je ijs mag, slechts 3 keer per dag ijs etc.). Of je besluit gewoon om helemaal geen ijs meer in huis te halen. En vertel aan iedereen in je omgeving dat je geen ijs lust, zodat ze het ook niet meer voor je kopen!’

Geniet van je tijd zonder e-mail

Houd ik me altijd aan mijn eigen tips? Helaas niet altijd. Maar als het lukt, krijg ik meer gedaan. En de beste vakantieherinneringen heb ik aan de reizen waarop ik de mail niet checkte. Maar de e-mail virus lijkt wijd verspreid en hardnekkig. In mijn netwerk was er slechts één onvoorwaardelijke NEE tegen e-mail op vakantie, van Cindy Voorhout: ‘Geniet alsjeblieft van je vrije tijd en zorg er voor dat je meer bent dan je baan!’

Bonus tip: help een ander bewust worden!

Laten we samen het onderwerp e-mail verslaving op de kaart zetten en de gangbare norm veranderen. Lever jou bijdrage door deze post naar je hele adresboek door te mailen…. Of toch maar niet?