Hybride congressen bereiken en betrekken een groot online publiek bovenop de fysieke deelnemers. ICCA en KNGF zetten hun hybride congres in met hele verschillende doelstellingen. Lees hier hun ervaringen en lessen, die gaan over meer contact, nieuw publiek en online inspraak.
Voorbeeld 1 – ICCA hybride workshop 2013: 4x zoveel deelnemers uit 75 landen
Als er nieuwe ontwikkelingen zijn in de congreswereld, staat International Congress and Convention Association (ICCA) vooraan. In juli 2013 organiseerden wij met LiveOnlineEvents voor hen een eerste hybride event. Het was een experiment met als belangrijkste doelen:
- aan meer mensen kennis overdragen;
- intensiever contact met de achterban.
Resultaat: 400% extra deelnemers en 3 belangrijke lessen
Op het fysieke evenement waren 84 deelnemers uit 37 landen aanwezig. De online uitzending trok een extra 604 deelnemers uit 75 landen: een extra 400% dus. Zo’n 300 daarvan participeerden actief via chat en Twitter. Beide doelen van dit hybride congres, bereik en contact, werden ruimschoots bereikt. Maar een experiment is pas een experiment als je ervan leert. De belangrijkste lessen voor ons waren:
Les 1: meer ruimte voor interactie met het online publiek
De interactie tijdens de uitzending in 2013 vond vooral plaats door middel van een paar vragen die werden ingebracht tijdens de panel discussie. Dit jaar hebben we bij ICCA tijdens het hoofdprogramma online deelnemers actiever betrokken, onder andere met 2 online polls. Daarnaast maakten we ruimte tijdens de nabeschouwing om het panel vragen van het publiek te laten beantwoorden.
Les 2: samen kijken geeft een nog groter gevoel van betrokkenheid
Nog meer dan vorig jaar stimuleren we online deelnemers om samen te kijken. Zulke satellite events versterken de betrokkenheid en het lange-termijn effect van de uitzending. In de communicatie richten we ons hier specifiek op en we brengen deze ‘hubs’ ook in beeld tijdens de uitzending met een ‘wave around the world’.
Les 3: meer aandacht voor de omgeving en het ‘plaatje’
In de 2013 editie zonden we uit vanuit een wat apart zaaltje met een enigszins gedateerd uiterlijk. Dit jaar hebben we veel meer de sfeer van het event en de locatie in de uitzending gehaald door veel aandacht te besteden aan de verlichting en een stukje met de camera ‘op pad’ te gaan.
Hoe vindt jij dat het gelukt is?
Kijken of het gelukt is? De tweede editie van het ICCA hybride congres vond plaats op 4 juli. Klik hier voor een overzicht van de video’s en laat me weten of je vindt dat we deze lessen goed geïmplementeerd hebben: http://hybrid.iccaworld.com/videos
Voorbeeld 2 – KNGF hybride congres: online meepraten over beleid
Op 13 en 14 juni vond het FysioCongres 2014 plaats, van Het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF). Op beide dagen zonden we in de ochtend een online programma uit met:
- een korte voorbeschouwing en hoogtepunten uit het congres programma;
- een live uitzending van de openingen en de keynote speech;
- een tussen programma speciaal voor online deelnemers, met sprekersinterviews en demonstraties.
- een interactieve workshop en (online) brainstorm over de toekomst van KNGF
Inspraak via online parallelsessie: + 300% deelnemers
Op het totaal van 1.600 fysieke deelnemers in twee dagen, participeerden er nog eens 528 mensen in het online event, een extra bereik van 33%. Hiervan geeft de helft aan volgend jaar graag naar het fysieke evenement te komen. De waardering voor het online programma was groot, zoals een van de deelnemers het verwoordt: ‘Heel mooi om er niet bij te zijn maar er toch bij te zijn!’
Een van de belangrijkste onderdelen in de uitzending was een live inspraaksessie over het strategisch meerjarenplan van de KNGF. Ook leden die niet aanwezig waren, kregen zo de gelegenheid om mee te discussiëren en te stemmen. Terwijl er in de twee fysieke parallelsessies over dit onderwerp in totaal 21 deelnemers waren, deden online 85 mensen mee: een toename met 300%. Zij participeerden actief met 254 berichten en stemmen.
Tip: de werving van online deelnemers vereist een andere toon & timing
De communicatie rond het online event moet je net zo serieus aanpakken als de marketing van de fysieke bijeenkomst. De timing is wel wezenlijk anders.:
- bij een fysiek congres start de promotie vanaf een jaar van tevoren en loopt af in de laatste weken;
- voor het online gedeelte ligt het zwaartepunt van de communicatie juist in de paar weken, en zelfs met name in de laatste 48 uur, vóór het congres.
Een deelnemer aan een online sessie besluit pas kort van tevoren om daadwerkelijk mee te doen. Het is vaak een impuls beslissing. Je zegt er hoogstwaarschijnlijk geen belangrijke afspraken voor af, maar als je op dat moment toch op kantoor of achter je computer zit, doe je wel mee!
Belangrijke les: een hybride congres heeft een lagere drempel
Een online uitzending maakt een onderwerp niet per definitie sexy. Een parallesessie waarop 21 van de 1.600 fysiek aanwezigen (1,25%) intekenen, zal ook online geen miljoenenpubliek trekken. Toch is de drempel dan lager: van 528 online KNGF-deelnemers participeerde 16% in de strategiesessie. Daarmee is dit een succes te noemen. Zeker omdat het pas de eerste keer is dat het KNGF op deze manier haar leden betrekt bij de beleidsvorming.
Hoe maak je jouw congres hybride? Bepaal eerst je doel & experimenteer
Hoe je een hybride congres inricht, hangt af van het doel dat je ermee hebt. Deze twee voorbeelden laten dat duidelijk zien. Wil je meer bereik? Wil je actieve inspraak? Is het lange-termijn effect het belangrijkste? Afhankelijk van de doelstelling richt je vervolgens de online uitzending(en) in.
Zelf een hybride congres ervaren is de belangrijkste stap!
Het is mijn belangrijkste tip die ik geef in alle presentaties over hybride congressen: zorg dat je het als deelnemer een keer hebt meegemaakt! Pas dan begrijp je hoe het voelt om op afstand mee te doen. Wat er zo leuk en spectaculair aan is. Maar ook wat de uitdagingen zijn en waar jij als organisator van jouw congres dus goed op moet letten.
Kortom, wil je zelf ervaren hoe het werkt? Stuur me even een berichtje en dan laat ik je weten wanneer we de eerst volgende uitzending hebben. Je bent dan van harte welkom om mee te doen. Misschien komt jouw bijdrage wel in de uitzending!
(als je voor die tijd al eens een uitzending wil terug kijken, kun je hier de opnames van de hybride workshop voor ICCA in 2014 zien: http://hybrid.iccaworld.com/videos)