Worstel jij met al die nieuwe technologische tools en sociale media voor je congressen? Wil jij  de effectiviteit van je meetings en events vergroten? Weet je niet waar te beginnen en hoe? Voor Congreswereld.nl test en analyseer ik maandelijks een sociaal en/of digitaal medium. Van Facebook tot Twitter, en van Sendsteps tot Spotme. In de rubriek MeetingToolTest geef ik volgens een vast stramien antwoorden op vragen die leven bij organisatoren en probeert hij de toegevoegde waarde voor een congres te bepalen.

Vorige maand analyseerde ik het allernieuwste ‘sociale medium’ Google+. Deze maand kijkt hij naar een meer gevestigde congres technologie: “Audience Response Systems”, oftewel ‘stemkastjes’.

1. Stemkastjes: Wat is het?

Eigenlijk heb je vier soorten stemkastjes. Allereerst het onderscheid tussen de stemkastjes waarmee je alleen gesloten vragen kunt stellen en de stemkastjes waarmee je ook open vragen kunt stellen. Ten tweede is er een verschil tussen systemen die gebruik maken van zogenaamde handsets (Keypads, Messengers, Voters, Classics, Clicks, Connectors, etc) en systemen die werken op basis van gegevens verzameld via mobiele telefoons.

Alle systemen bestaan in ieder geval uit 3 onderdelen:

1. een apparaat waarop een deelnemer zijn gegevens invoert,
2. een communicatie netwerk en
3. een laptop die de gegevens verzamelt .

De wijze van communicatie tussen de handsets en de laptop is van belang voor de kwaliteit van de data (is alle gegeven respons daadwerkelijk in het systeem geregistreerd?), de snelheid van het systeem (speelt zeker een rol bij grotere aantallen > 100), stabiliteit van het systeem, het uitsluiten van interferentie en de betrouwbaarheid van hard- en software. De beschikbaarheid van GSM signaal en/of een goede WIFI verbinding is essentieel bij het stemmen via mobiele telefoons.

Een belangrijk verschil, waar veel mensen niet bij stil staan, is de software die de stemkastjes aanstuurt. Er bestaan nog systemen met specifieke software voor dataverzameling en visualisatie. Maar de meeste systemen maken gebruik van een Powerpoint plug-in. Export van data naar bijvoorbeeld Excel is bij moderne systemen altijd mogelijk.

2. Wat kan je ermee bij je congres (oa. wanneer en hoe effectief inzetten, type meetings)?

Het inzetten van stemkastjes draait om één ding: interactie met het publiek om de betrokkenheid te vergroten. Doordat mensen antwoord kunnen geven op een geprojecteerde vraag zijn ze actiever betrokken bij een presentatie of bijeenkomst. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om een discussie op gang te brengen.

Anders dan bij de rondgang van een microfoon, stel je vanwege het anonieme karakter, een ieder in staat om te reageren. Het blijkt dat wanneer er anoniem wordt gestemd en mensen anoniem vragen kunnen inzenden, niet alleen de respons veel hoger wordt, maar er ook eerlijkere  antwoorden worden gegeven.

Een aantal voorbeelden uit de praktijk, kernachtig weergegeven:

• Een spreker stelt open of gesloten vragen aan het publiek en stemt zijn verhaal daar op af.
• Pro- contra discussies worden een waar feest met een interactief systeem.
• Doelgroep metingen; denken mannen anders dan vrouwen over een bepaald onderwerp, is er opinieverschil tussen de marketing- en salesafdeling.
• Silent auctions, tijdens bijeenkomsten waar het goede doel centraal staat.
• Aandeelhoudersvergaderingen, met gewogen stemmingen.
• Medewerker van het jaar / kwartaal verkiezing.
• Toekennen van projectsubsidies op basis van gedefinieerde uitgangswaarden. 15 wetenschappers beoordelen 25 projecten op vooraf gedefinieerde en gewogen criteria, aan 5 wordt subsidie toegekend.
• Medewerkers tevredenheidsonderzoek, anoniem, ter ondersteuning van managementbeslissingen.
• Responsie colleges om kennis niveaus van studenten of te meten.
• Afnemen van tentamens op universiteiten. Multiple Choice examens, uitslag van 250 kandidaten direct na afloop bekend, na weging en correctie door de docent.
• Het inventariseren van onderwijskwaliteit bij medische opleidingscentra.
• Ledenvergaderingen met volmachten, notarieel begeleidt.
• Evaluaties van een congres of ander soortige bijeenkomsten, de resultaten staan direct in Excel en behoeven niet meer te worden verwerkt en zijn direct beschikbaar voor analyse.
• Consensusbijeenkomsten bereiken zeer soepel het einddoel.
• Stemmen op verschillende locaties en alle resultaten direct beschikbaar. Een bedrijf organiseert op hetzelfde tijdstip een bijeenkomst in de VS :120 deelnemers, UK :200 deelnemers en Noorwegen : 75 deelnemers. Alle deelnemers beantwoorden tegelijkertijd dezelfde vragen, de resultaten zijn  direct voor iedereen inzichtelijk. Dit geeft een enorme besparing van reis- en verblijfskosten.
• Wetenschappelijke quizzen of jubileum quizzen voor genodigden en medewerkers.
• Ledenraadverkiezingen, vacatures invullen uit meerdere kandidaten.

3. Hoe kan ik er mee aan de slag (en wat vraagt het aan tijd van mij als organisator)?

De effectiviteit van het gebruik van een stemsysteem staat of valt volledig bij de kwaliteit van de gestelde vragen. Hier zal je als organisator dus tijd aan moeten besteden. Hoeveel hangt af van het soort dienstverlening dat je inkoopt.

Er zijn in Nederland een aantal gespecialiseerde bedrijven op gebied van stemkastjes zoals Cygnea, IML, Huureenstemkastje.nl en Sendsteps. Daarnaast verhuren veel AV bedrijven verschillende soorten systemen.

Aanbieders onderscheiden zich vaak op het gebied van dienstverlening. Dat varieert van ‘doe-het-zelf’ oplossingen, tot alleen technische ondersteuning of complete inhoudelijke betrokkenheid bij de bijeenkomst of de spreker.

4. Tips & valkuilen

Onderstaand lijstje met tips en valkuilen is samengesteld op basis van de bijdrage van experts met zeer veel ervaring (zie ‘namen & rugnummers’ onderaan dit artikel).

Valkuilen bij het gebruik van stemkastjes:

• Het stellen van weinig zinvolle vragen. Bijvoorbeeld  samengestelde vragen waarin de woorden ‘en’, ‘mits’ of ‘maar’ voorkomen. Doorgaans zijn dit 2 vragen ineen. Hoe zal het publiek hierop dan met ja of nee antwoorden?
• Het tonen van de resultaten en daar vervolgens niet op in gaan. Dit gebeurt met grote regelmaat en vooral als de antwoorden anders uitpakken dan verwacht. “Ik zie dat 70% van u het hiermee niet een is, we gaan door naar de volgende stelling”.
• En dagvoorzitter of moderator die zich niet goed, of zelfs weigert, te laten informeren over het gebruik van het interactief systeem.
• Te veel willen vragen in te korte tijd.

Tips voor het gebruik van stemkastjes:

• Schenk op tijd aandacht aan de formulering van je vragen. Een vraag, maar ook de antwoorden moeten zo helder zijn, dat je na 1 keer lezen de vraag begrijpt en de antwoordmogelijkheden overziet. De antwoordmogelijkheden dienen gelijkwaardig te zijn (dus niet a. appels, b. peren, c. fruit).
• Formuleer stellingen niet te stellig, zodat ze de deur tot zowel ‘eens’ als ‘oneens’ open houden.
• Een publiek dat direct en eerlijk kan terug reageren, vergt snel anticiperen. Voor sommige sprekers is het daarom soms even wennen. Bereid ze hier op voor!
• Ook voor het publiek is het vaak een nieuwe ervaring. Een duidelijke toelichting alvorens men kan reageren is daarom van belang voor een soepel verloop van het stemproces. Stel daarom eerst een testvraag; mensen zijn dan gewend aan het fenomeen en reageren des te sneller bij iedere vervolgvraag.
• Denk goed na over de het uitdelen en innemen wanneer je werkt met handsets. Mensen vergeten ze nog wel eens in te leveren bij de organisatie, zeker wanneer men daar geen goede controle op heeft.

5. 5 checkvragen (die jezelf moet stellen om te weten of dit iets voor jouw congres is)

1. Heb ik sprekers die de interactie aandurven, en die zich door een antwoord durven laten veranderen?
2. Ben ik bereid de extra tijd in de voorbereiding te steken, in het formuleren van de vragen.
3. Wat wil ik weten van de aanwezigen?
4. Wat wil ik met de resultaten doen?
5. Wanneer je werkt met mobiele telefoons als stemkastje:
   beschikken alle deelnemers over een mobiele telefoon (denk aan internationale gasten en roaming kosten) en is er een stabiele internetverbinding aanwezig op locatie voor het verzamelen van de data?

Conclusie: Tool of Gadget?

Die vraag is makkelijk: duidelijk een ‘tool’ die bijdraagt aan het succes van jouw volgende congres. Onmisbaar wanneer je oprecht de interactie wil aangaan met groepen van 40 of groter. De techniek is eenvoudig in gebruik en heeft zich reeds veelvuldig bewezen in de praktijk.

Zeg nou zelf: eens of oneens? Laat het me weten via Twitter: @gheijkoop
(Nee, dat is geen stemkastje, maar wel zo leuke manier om de interactie met jullie aan te gaan!)

Bronvermelding:
Een bijzonder dankwoord voor Peter Boogaard van Cygnea (http://www.cygnea.nl ). Hij leverde onder andere de mooie lijst met praktische voorbeelden aan. Daarnaast kwam dit artikel tot stand door bijdragen van:

• Petra Boom  van Huureenstemkastje.nl (http://huureenstemkastje.nl )
• Karen Aske van IVS (http://www.ivsystem.nl )
• Olivier Klesser van IML (http://www.iml-nl.com )
• Marjolein Jonker van SMS & STEM (http://www.mcxess.com )
• Maurice Gast van Video Schaay B.V. (http://www.videoschaay.nl )
• Robert Daverschot van Sendsteps (http://www.sendsteps.com )